Menu

Personvernerklæring og registerbeskrivelse

CRM kunderelasjonshåndtering («Kunderegister»)

Kombinert personvernerklæring og informasjonsdokument i samsvar med den finske personopplysningsloven (Dataskyddslag 2018/1050) og EUs personvernforordning (2016/679/EU).

  1. REGISTERANSVARLIG

Ifølge den gjeldende personopplysningsloven og personvernforordningen er Rex Nordic Oy og deres datterselskap registeransvarlige når de definerer formålene og metodene for håndteringen sammen. Heretter brukes uttrykket registeransvarlige i dette dokumentet. Kontaktpunktet for de registrerte er Rex Nordic Oy, som er ansvarlige for at personopplysningene dine håndteres i samsvar med denne erklæringen samt de gjeldende lovene for personvern.

Bedriftens opplysninger:

Rex Nordic Group
Rex Nordic Oy
Mustanlähteentie 24 A
07230 Askola, Finland
Organisasjonsnr: 2646942–1

Telefon: +358 40 1801111

www.rexnordic.no

 

Rex Nordic AS

ID: 920 879 160

 

  1. ANSVARLIG PERSON OG/ELLER KONTAKTPERSON FOR FORHOLD SOM GJELDER REGISTERET

Ville Metsälampi
ville.metsalampi@rexnordic.com

Telefon: +358 40 5780 368

  1. REGISTERETS NAVN:

Rex Nordic Oy –  CRM kunderelasjonshåndtering («Kunderegister»)

Generelt om håndteringen av personopplysninger

I den grad kunderegisteret inneholder personopplysninger, følger man personopplysningsloven og andre til enhver tid gjeldende lover, reguleringer, bestemmelser og offentlige retningslinjer for håndtering av personopplysninger i behandlingen av disse. Med personopplysninger menes opplysninger som kan knyttes til en bestemt person. I dette dokumentet er innsamlingen av personopplysninger, prosedyrene for håndtering og viderelevering samt de registrertes rettigheter beskrevet nærmere.

 

  1. DET JURIDISKE GRUNNLAGET OG FORMÅLET MED HÅNDTERINGEN AV PERSONOPPLYSNINGENE

Håndteringen er basert på en avtale når vi behandler personopplysningene dine for å oppfylle forpliktelsene i kundeforholdet eller når du handler i nettbutikken vår.

Det juridiske grunnlaget for håndteringen av dine personopplysninger er en legitim interesse når vi behandler personopplysningene dine til kundeservice- og markedsføringsformål.

Det juridiske grunnlaget for håndteringen av dine personopplysninger er ditt samtykke når vi behandler personopplysningene dine i forbindelse med elektronisk direkte markedsføring. Du har når som helst rett til å trekke ditt samtykke tilbake.

Det juridiske grunnlaget er juridiske forpliktelser når vi håndterer dine personopplysninger for å oppfylle våre juridiske forpliktelser.

Formålet med håndteringen av personopplysninger er vedlikehold av kundeforhold, forbedring av kundeservicen og -opplevelsen, administrering og behandling av bestillinger samt markedsføring. I tillegg blir opplysningene også benyttet av servicetjenesten og eventuelle recall- og lignende tiltak knyttet til garantien. Kundens opplysninger kan også brukes til automatisert beslutningstaking.

  1. OPPBEVARINGSTIDEN FOR OPPLYSNINGENE

Personopplysningene behandles i hovedsak så lenge kundeforholdet som vi trenger opplysningene til, er gyldig, eller til kundens kontaktperson blir byttet ut med en annen person. Etter et kundeforhold oppbevarer vi personopplysningene i maksimalt fem (5) år i henhold til Rex Nordic Oys legitime interesse, som for eksempel for å forsvare seg mot eventuelle juridiske krav. Vi kan også oppbevare personopplysningene lengre enn dette, dersom de gjeldende lovreguleringene eller Rex Nordic Oys forpliktelser overfor tredjeparter krever en lengre oppbevaringstid.Ellers blir personopplysningene fjernet etter at det ikke er behov for å oppbevare dem lenger, og man heller ikke trenger dem til å bevise, håndheve eller forsvare partenes juridiske rettigheter.

Vi kan også oppbevare personopplysningene lenger enn dette, dersom de gjeldende lovreguleringene eller bedriftens avtaleforpliktelser overfor tredjeparter krever en lengre oppbevaringstid. Opplysningene oppbevares i registeret så lenge kundeforholdet eller garantitiden varer. Dersom den registrerte krever noe annet, har registeransvarlige likevel også rett til å oppbevare de opplysningene som allerede finnes i registeret etter garantitiden til forbedring og analysering av virksomheten.

  1. HVILKE OPPLYSNINGER SAMLER VI INN

Vi samler inn dine personopplysninger for å kunne tilby våre produkter og tjenester på en best mulig måte, for å skape en smidig og god kjøpsopplevelse samt for å sikre at nettsiden og tjenestene våre fungerer effektivt og har et godt vedlikehold. Vi viser ekstra stor nøyaktighet i håndteringen av opplysninger vi har samlet inn om personer.

Vi samler inn følgende opplysninger:

 

 

Opplysninger knyttet til kjøp:

Opplysninger som samles inn fra andre kilder:

 

  1. INFORMASJONSKILDER I SAMSVAR MED REGLENE

Vi samler inn og håndterer bare de personopplysningene som er nødvendige for gjennomføringen av virksomheten og behandling av kundeforholdet.

Opplysningene som lagres i registeret, får vi av kunden i form av meldinger som er sendt inn i forbindelse med bestillinger. Vi lagrer også kundenes opplysninger fra kontakt per e-post, telefon, gjennom tjenester på sosiale medier, fra avtaler, kundemøter og andre situasjoner hvor kunden selv fungerer som direkte informasjonskilde.

  1. HVEM HÅNDTERER PERSONOPPLYSNINGENE

Selskap som hører med til samme konsern som Rex Nordic Oy, kan bruke personopplysningene til administrative formål i samsvar med den til enhver tid gjeldende lovgivningen om personvern og innenfor de grensene den setter.

Rex Nordic Oy kan også delvis kjøpe håndteringen av personopplyningene av en tredjepart, hvorpå konsernet Rex Nordic gjennom avtaleordninger garanterer for at personopplysningene håndteres i samsvar med disse personvernreglene samt den gjeldende lovgivningen for personvern.

Rex Nordic Oys underleverandører tar seg blant annet av leveringen av produkter som er bestilt i nettbutikken, utvikling og rådgivning knyttet til digitale tjenester; lagring av data og administrasjon av teknisk infrastruktur; håndtering av betalingstransaksjoner; fakturering; analyse og administrering av data; markeds- og forbrukerundersøkelser samt markedsføringstjenester og reklameteknologi.

  1. OVERFØRING AV OPPLYSNINGER I SAMSVAR MED REGLENE SAMT OVERFØRING AV OPPLYSNINGER UTENFOR EU ELLER EØS

Dersom du har lagt inn en bestilling i nettbutikken vår, kan vi gi logistikkselskapet alle personopplysninger de trenger til leveringen, som navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer.

I behandlingen av betalingene for bestillinger i nettbutikken kan vi avhengig av ditt valg av betalingsmåte bruke eksterne tjenester, slik at du blir henvist til nettsiden til en tredjepart. I slike tilfeller gjelder reglene på nettsiden til denne tredjeparten. Vi samler ikke inn betalingsopplysinger, som for eksempel kredittkortopplysninger. Alle betalingsopplysninger blir håndtert av autoriserte eksterne betalingstjenesteleverandører.

Kundens opplysninger kan også gis videre til utviklingsformål og analysering av virksomheten internt innenfor Rex Nordic Oys konsernselskap og nærstående selskap. Man kan ikke gjenkjenne enkeltpersoner i rapporteringen.

 

Som reglene tilsier, blir ikke opplysningene gitt videre til andre parter eller utenfor EU eller EØS, med mindre dette er nødvendig for å sikre den tekniske gjennomføringen til Rex Nordic Oy eller deres samarbeidspartere. Rex Nordic Oy opererer likevel bare på denne måten dersom de har juridisk grunnlag for dette, som for eksempel at mottakeren befinner seg i et land som har et tilstrekkelig høyt beskyttelsesnivå for personopplysninger, eller mottakeren er bundet av en avtale som oppfyller EUs krav for overføring av personopplysninger utenfor EU. Opplysningene kan gis videre til myndighetene på den måten dette er regulert i den gjeldende lovgivningen.

  1. PRINSIPPENE FOR BESKYTTELSE AV REGISTERET

Vi viser aktsomhet i behandlingen av registeret, og opplysningene som håndteres ved hjelp av datasystemer, blir nøye beskyttet. Registeropplysningene oppbevares på internettservere. Vi sørger for den nødvendige fysiske og digitale datasikkerheten på utstyret. Vi har gjennomført tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å forsikre oss om at ikke personopplysningene dine endres, forsvinner, blir tilintetgjort eller at noen får ulovlig tilgang til disse.

Registeransvarlig sørger for at de lagrede opplysningene, brukerrettighetene til serverne og annen kritisk data med tanke på sikkerheten for personopplysninger håndteres konfidensielt og bare av arbeidstakere i stillinger hvor dette inngår. I tillegg til arbeidstakerne har også de som vedlikeholder nettjenesten, tilgang til registeret. Det er inngått en databehandlingsavtale med de personene som arbeider med vedlikehold av nettjenesten, hvor det er definert hvordan de kan håndtere opplysningene.

Manuelt materiell oppbevares i låste rom og under ekstra nøyaktighet og varsomhet.

  1. DEN REGISTRERTES RETTIGHETER

Dersom behandlingen av personopplysningene dine er basert på ditt samtykke til dette, har du rett til å trekke samtykket ditt tilbake når som helst. I henhold til den gjeldende personvernlovgivningen har den registrerte dessuten i utgangspunktet når som helst følgende rettigheter:

Rett til å få informasjon om håndteringen av sine personopplysninger. Du har rett til å få en kopi av dine egne personopplysninger, be om at gale personopplysninger blir redigert og at mangelfulle personopplysninger blir utfylt.Du har også rett til å be oss om å fjerne personopplysningene som gjelder deg, dersom det ikke er nødvendig å oppbevare dem i henhold til for eksempel regnskapslovgivningen eller på grunn av kundeforholdet. Du har også rett til å forby direkte markedsføring ved å sende oss en e-post til adressen info@rexnordic.com.

Du har også rett til å be om at vi begrenser håndteringen av personopplysningene i følgende situasjoner:
Under verifiseringen av legitim interesse, redigering av gale personopplysninger og kontroll av deres riktighet.

Du kan også kreve overføring av personopplysningene dine dersom vi håndterer personopplysninger du selv har oppgitt på grunnlag av en avtale du har inngått. Da gir vi deg personopplysningene som gjelder deg, i en maskinlesbar form, slik at du kan oppbevare dem selv eller gi dem videre til en annen registerinnehaver.

Du har også rett til å klage på håndteringen av personopplysningene til overvåkningsmyndighetene dersom du mener at de håndteres feil. I dette tilfellet er dette i første rekke datatilsynet på det aktuelle stedet.

  1. BRUK AV INFORMASJONSKAPSLER

Informasjonskapsler er korte tekstfiler som lagres i nettleseren på enheten din, og som internettleseren lagrer på terminalen for å kunne identifisere og gjenkjenne brukeren. Ved hjelp av informasjonskapslene kan man identifisere nettleseren som blir brukt, og bruke opplysningene man får på denne måten til for eksempel å telle nettlesere som besøker nettsiden, samt analysere bruken av nettsiden, for eksempel med statistisk sporing. Vi bruker også informasjonskapsler på siden for å forbedre brukeropplevelsen. Informasjonskapslene verken skader eller forstyrrer enheten din, og opplysningene blir ikke gitt videre til tredjeparter.

Dersom du ikke godkjenner bruken av informasjonskapsler på nettsiden, kan du tømme dem og deaktivere dem helt.Du kan administrere bruken av informasjonskapsler i nettleserens sikkerhetsinnstillinger.  Dersom informasjonskapslene ikke er i bruk, kan vi ikke garantere at siden fungerer.

Fra Facebook får vi navnet, det offisielle profilbildet og andre opplysninger om enkeltstående brukere som er offentlig tilgjengelig. Du kan selv gi oss andre personopplysninger i kommentarer på sider eller i chat-tjenesten i for eksempel kundeservicesituasjoner. Vi håndterer ikke personopplysningene dine utenfor Facebook, og opplysningene blir ikke tilknyttet andre registre.

  1. DATASIKKERHET

Nettsiden vår er bygd opp på en sikker måte. Vi benytter en beskyttet SSL-forbindelse og brannmurer, og påloggingen på siden gjøres med passord og brukernavn. Det utføres regelmessige oppdateringer som styrker datasikkerheten på siden.

  1. KONTAKT

Forespørsler om registeropplysninger må sendes gjennom skjemaet for dataforespørsler. I tillegg må den registrerte bekrefte identiteten sin samt retten til opplysningene i registeret på registeransvarliges kontor for at opplysningene skal kunne overleveres. Den registrerte må ta kontakt personlig eller skriftlig på adressen under overskriften «Om oss». Opplysningene leveres på den måten det passer best, innen seks (6) uker etter forespørselen og legitimeringen som kreves for dette.

  1. ENDRINGER I PERSONVERNERKLÆRINGEN

Vi kan komme til å gjøre oppdateringer i denne personvernerklæringen, for eksempel ved endringer i lovverket. Denne personvernerklæringen er sist oppdatert den 15.09.2020.

«Garanti- og markedsføringsregister»

PERSONVERNERKLÆRING OG REGISTERBESKRIVELSE

Kombinert personvernerklæring og informasjonsdokument i samsvar med den finske personopplysningsloven (Dataskyddslag 2018/1050) og EUs personvernforordning (2016/679/EU).

 

  1. REGISTERANSVARLIG

Ifølge den gjeldende personopplysningsloven og personvernforordningen er Rex Nordic Oy og deres datterselskap registeransvarlige når de definerer formålene og metodene for håndteringen sammen. Heretter brukes uttrykket registeransvarlige i dette dokumentet. Kontaktpunktet for de registrerte er Rex Nordic Oy, som er ansvarlige for at personopplysningene dine håndteres i samsvar med denne erklæringen og de gjeldende lovene for personvern.

Bedriftens opplysninger:

Rex Nordic Group
Rex Nordic Oy
Mustanlähteentie 24 A
07230 Askola, Finland
Organisasjonsnr: 2646942-1

Telefon: +358 40 1801111

www.rexnordic.no

Rex Nordic AS

ID: 920 879 160

 

  1. ANSVARLIG PERSON OG/ELLER KONTAKTPERSON FOR FORHOLD SOM GJELDER REGISTERET

Ville Metsälampi
ville.metsalampi@rexnordic.com

Telefon: +358 405780368

 

  1. REGISTERETS NAVN:

Rex Nordic Oy – «Garanti- og markedsføringsregister»

Generelt om håndteringen av personopplysninger

I den grad kunderegisteret inneholder personopplysninger, følger man personopplysningsloven og andre til enhver tid gjeldende lover, reguleringer, bestemmelser og offentlige retningslinjer for håndtering av personopplysninger i håndteringen av disse. Med personopplysninger menes opplysninger som kan knyttes til en bestemt person. I dette dokumentet er innsamlingen av personopplysninger, prosedyrene for håndtering og viderelevering samt de registrertes rettigheter beskrevet nærmere.

 

  1. DET JURIDISKE GRUNNLAGET OG FORMÅLET MED HÅNDTERINGEN AV PERSONOPPLYSNINGENE

Personopplysningene som er lagret i garantiregisteret, brukes til følgende formål: ordning av garantiservice, innsamling, oppbevaring og statistikk av garanti- og serviceopplysninger samt innsamling og behandling av reklamasjoner og kundetilbakemeldinger. Det juridiske grunnlaget for håndtering av personopplysninger i henhold til EUs generelle personvernforordning er en legitim interesse for registeransvarlige, som oppstår gjennom et kundeforhold. Formålet med håndteringen av personopplysningene er vedlikehold av kundeforhold, forbedring av kundeservicen og -opplevelsen, administrering og behandling av bestillinger samt markedsføring. I tillegg benyttes opplysningene også av servicetjenesten og eventuelle recall- og lignende tiltak knyttet til garantien. Kundens opplysninger kan også brukes til automatisert beslutningstaking eller profilering.

Kundens opplysninger kan også gis videre til utviklingsformål av virksomheten og de interne rutinene i Rex Nordic Oys konsernselskap og nærstående selskap.

Opplysningene oppbevares i registeret så lenge kundeforholdet eller garantitiden varer. Dersom den registrerte krever noe annet, har registeransvarlige likevel også rett til å oppbevare opplysningene som allerede finnes i registeret etter garantitiden til forbedring og analysering av virksomheten.

  1. HVILKE OPPLYSNINGER SAMLER VI INN

Vi samler bare inn personopplysninger som er nødvendige for å gjennomføre de bruksformålene som er nevnt i punkt 4. Vi viser ekstra stor aktsomhet i håndteringen av opplysninger vi har samlet inn om personer.

Vi samler inn følgende personopplysninger:

 

  1. INFORMASJONSKILDER I SAMSVAR MED REGLENE

Opplysningene som lagres i registeret, får vi av kunden i forbindelse med bestillinger eller fra meldinger som er sendt inn på skjemaet på nettsiden. Vi lagrer også kundenes opplysninger fra kontakt per e-post, telefon, gjennom tjenester på sosiale medier samt fra avtaler, kundemøter og andre situasjoner hvor kunden selv fungerer som direkte informasjonskilde.

  1. HVEM HÅNDTERER PERSONOPPLYSNINGENE

Selskap som hører med til samme konsern som Rex Nordic Oy, kan bruke personopplysningene til administrative formål i samsvar med den til enhver tid gjeldende lovgivningen om personvern og innenfor de grensene den setter.

Rex Nordic Oy kan også delvis kjøpe håndteringen av personopplyningene av en tredje part, hvorpå Rex Nordic Group gjennom avtaleordninger garanterer for at personopplysningene håndteres i samsvar med disse personvernreglene samt den gjeldende lovgivningen for personvern.

Rex Nordic Oys underleverandører tar seg blant annet av leveringen av produkter som er bestilt i nettbutikken, utvikling og rådgivning knyttet til digitale tjenester, lagring av data og administrasjon av teknisk infrastruktur, håndtering av betalingstransaksjoner, fakturering, analyse og administrering av data, markeds- og forbrukerundersøkelser samt markedsføringstjenester og reklameteknologi.

  1. OVERFØRING AV OPPLYSNINGER I SAMSVAR MED REGLENE SAMT OVERFØRING AV OPPLYSNIGNER UTENFOR EU ELLER EØS

Som reglene tilsier, blir ikke opplysningene gitt videre til andre parter eller utenfor EU eller EØS, med mindre dette er nødvendig for å sikre den tekniske gjennomføringen til Rex Nordic Oy eller deres samarbeidspartere. Rex Nordic Oy opererer likevel bare på denne måten dersom de har juridisk grunnlag for dette, som for eksempel at mottakeren befinner seg i et land med et tilstrekkelig høyt beskyttelsesnivå for personopplysninger, eller mottakeren er bundet av en avtale som dekker EUs krav for overføring av personopplysninger utenfor EU. Opplysningene kan gis videre til myndighetene på den måten dette er regulert i den gjeldende lovgivningen. Garantiregistreringen gjøres i importørens systemer, som har samme nivå av personvern.

  1. PRINSIPPENE FOR BESKYTTELSE AV REGISTERET

Vi viser aktsomhet i behandlingen av registeret, og opplysningene som håndteres ved hjelp av datasystemer blir nøye beskyttet. Registeropplysningene oppbevares på internettservere. Vi sørger for den nødvendige fysiske og digitale datasikkerheten på utstyret.

Registeransvarlig sørger for at de lagrede opplysningene, brukerrettighetene til serverne og annen kritisk data som med tanke på sikkerheten for personopplysninger håndteres konfidensielt og bare av arbeidstakere i stillinger hvor dette inngår. I tillegg til arbeidstakerne har også de som vedlikeholder nettjenesten, tilgang til registeret. Det er inngått en databehandlingsavtale med de personene som arbeider med vedlikehold av nettjenesten, hvor det er definert hvordan de kan håndtere opplysningene.

  1. OPPBEVARINGSTIDEN FOR OPPLYSNINGENE

Vi oppbevarer personopplysningene i garantiregisteret så lenge garantien er gyldig, og deretter blir opplysningene fjernet fra registeret. 

  1. DEN REGISTRERTES RETTIGHETER

Du har rett til å få vite om håndteringen av personopplysningene dine, få en kopi av dine egne personopplysninger, be om at gale personopplysninger blir redigert og at mangelfulle personopplysninger blir utfylt. Du har også rett til å be oss om å fjerne personopplysningene som gjelder deg, dersom det ikke er nødvendig å oppbevare dem i henhold til for eksempel regnskapslovgivningen eller på grunn av kundeforholdet. Du har også rett til å forby direkte markedsføring ved å sende oss en e-post til adressen info@rexnordic.com.

Du har også rett til å be om at vi begrenser håndteringen av personopplysningene i følgende situasjoner:
Under verifisering av legitim interesse, redigering av gale personopplysninger og kontroll av deres riktighet. Du har også rett til å klage på håndteringen av personopplysningene til overvåkningsmyndighetene dersom du mener at de håndteres feil. I dette tilfellet er dette i første rekke datatilsynet. Du kan også kreve overføring av personopplysningene dine dersom vi håndterer personopplysninger du selv har oppgitt på grunnlag av en avtale du har inngått. Da leverer vi personopplysningene som gjelder deg i en maskinlesbar form, slik at du kan oppbevare dem selv eller gi dem videre til en annen registerinnehaver.

Forespørsler om registeropplysninger må sendes ved hjelp av det vedlagte skjemaet for dataforespørsler. I tillegg må den registrerte bekrefte sin identitet og rett til opplysningene i registeret på registeransvarliges kontor for at opplysningene skal kunne overleveres. Opplysningene leveres på den måten det passer best, innen seks (6) uker etter forespørselen og legitimeringen som kreves for dette.

  1. DATASIKKERHET

Nettsiden vår er bygd opp på en sikker måte. Vi benytter en beskyttet SSL-forbindelse og brannmurer, og påloggingen på siden gjøres med passord og brukernavn. Det utføres regelmessige oppdateringer som styrker datasikkerheten på siden.

  1. INFORMASJONSKAPSLER

Siden vår har informasjonskapsler som samler inn opplysninger om brukerne av nettsiden.
Informasjonskapslene gjør det for eksempel mulig å følge med på markedsføringen til Google Analytics og Facebook.Ved hjelp av disse opplysningene prøver vi å forbedre nettsiden og målrette markedsføringen vår bedre. Du kan deaktivere bruk av informasjonskapsler i nettleserens innstillinger, slik at vi ikke kan følge med på besøket ditt på nettsiden.

  1. KONTAKT

Forespørsler om registeropplysninger må sendes gjennom skjemaet for dataforespørsler. I tillegg må den registrerte bekrefte identiteten sin samt retten til opplysningene i registeret på registeransvarliges kontor for at opplysningene skal kunne overleveres. Den registrerte må ta kontakt personlig eller skriftlig på adressen under overskriften «Om oss». Opplysningene leveres på den måten det passer best, innen seks (6) uker etter forespørselen og legitimeringen som kreves for dette.

  1. ENDRINGER I PERSONVERNERKLÆRINGEN

Vi kan komme til å gjøre oppdateringer i denne personvernerklæringen, for eksempel ved endringer i lovverket. Denne personvernerklæringen er sist oppdatert den 15.09.2020.

HJEMLEVERING

Transportselskapet leverer alle produktene direkte hjem til deg.

PÅLITELIG LEVERING

Vi leverer i hele Norge.